Departemen Kesekretariatan merupakan bagian dari PB IMAKAHI yang menangani pekerjaan surat menyurat serta mengatur pendataan daftar barang atau inventaris organisasi PB IMAKAHI.

Program Kerja :

  1. Tugas Umum Kesekretariatan dan Administrasi

Tugas-tugas umum kesekretariatan dan administrasi terdiri dari membuat notulensi, melakukan pengarsipan dan pendataan daftar hadir tiap PC saat rapat (tiap bulan). Bertujuan untuk merapikan, memudahkan pemahaman hasil rapat dan pendataan daftar hadir guna mengetahui keaktifan pengurus tiap PC.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan

  1. Melakukan Pendataan Terhadap Pengarsipan Surat Baik yang Masuk Maupun yang Keluar

Merupakan program kerja yang membuat pendataan surat masuk/keluar, mencatat nomer surat masuk atau keluar. Bertujuan untuk memudahkan pembuatan LPJ serta arsip surat penting.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan

  1. Menginventarisasi Dokumen-dokumen IMAKAHI

Merupakan program kerja yang melakukan pendataan terhadap barang-barang milik PB IMAKAHI, mars, hymne, bendera, proposal, lpj, dan dokumen –dokumen penting yang terkait dengan perjalanan IMAKAHI.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan

  1. Mendata Pengurus dan Anggota IMAKAHI di Tiap-tiap Cabang

Merupakan suatu program kerja yang melakukan pendataan lengkap tentang struktru kepengurusan BPH pengurus dan anggota dari seluruh PC IMAKAHI.

Waktu pelaksanaan : Awal kepengurusan

  1. Membuat Standardisasi Administrasi Baik Mengenai Surat, Proposal, LPJ, Dokumentasi, Atribut, Inventarisasi, dll.

Merupakan suatu program kerja yang menentukan SOP pembuatan, alur masuk dan keluarnya beberapa berkas terkait kesekretariatan, seperti proposal, surat dan LPJ. Bertujuan untuk menyeragamkan atribut administrasi dan atribut IMAKAHI.

Waktu pelaksanaan : 27 April 2018

  1. Membuat dan Menggandakan Matriks Program Kerja

Merupakan program kerja yang mencatat dan mendata jadwal program kerja seluruh cabang IMAKAHI. Bertujuan untuk mengarsipkan dan memantau jadwal program kerja pengurus cabang, sehingga meminimalisir bentroknya suatu proker antara satu cabang dengan lainnya.

Waktu pelaksanaan : Awal kepengurusan

  1. Melakukan pendataan kehadiran Pengurus Besar (PB) dan Pengurus Cabang (PC) IMAKAHI dalam mengikuti Program Kerja Nasional (Prokernas) atau Program Lelang

Merupakan suatu program kerja yang mendata kehadiran PB dan PC IMAKAHI dalam kegiatan program kerja nasional, sehingga dapat terpantau keaktifan PB dan PC IMAKAHI untuk berkontribusi dalam prokernas yang ada.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan

  1. Melakukan Pembukuan LPJ

Merupakan suatu program kerja yang mengumpulkan dan mengarsipkan setiap LPJ kegiatan selambat-lambatnya satu bulan setelah kegiatan, sehingga memudahkan dalam pembuatan LPJ pada masa akhir kepengurusan.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan

  1. Koordinasi Kesekretariatan Terpusat Dengan Seluruh PC

Mengkoordinasi kegiatan kesekretariatan antara PC dan PB IMAKAHI sehingga tidak terjadinya kesalahpahaman komunikasi antara KSK Terpusat.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan

  1. Pembuatan Buku Tahunan

Pembuatan Buku Tahunan yang berisikan informasi biodata Pengurus Besar IMAKAHI dan beberapa kegiatan IMAKAHI. Sebagai arsip dari biodata dan kegiatan selama satu periode kepengurusan IMAKAHI

Waktu pelaksanaan : Desember 2018 – Januari 2019