DEPARTEMEN KESEKRETARIATAN

Departemen Kesekretariatan merupakan salah satu departemen PB IMAKAHI yang melaksanakan tugas-tugas umum kesekretariatan seperti surat menyurat serta melakukan mengarsipan data dan inventaris organisasi.

PROGRAM KERJA

1. Tugas Umum Kesekretariatan dan Administrasi
Tugas-tugas umum kesekretariatan dan administrasi terdiri dari membuat notulensi dan melakukan pengarsipan terhadap data data yang berhubungan dengan IMAKAHI. Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan agar lebih rapi, tertata, terdata, dan memudahkan pemahaman hasil rapat dan arsip dokumen.

Waktu pelaksanaaan : Selama kepengurusan 2020/2021



2. Melakukan Pendataan Terhadap Pengarsipan Surat Baik yang Masuk Maupun yang Keluar

Pendataan terhadap pengarsipan surat termasuk membuat pendataan surat masuk dan atau keluar, mencatat nomor surat masuk dan atau keluar, melakukan pengumpulan Laporan Pertanggungjawaban serta Press Release program kerja baik dari Pengurus Cabang ataupun Pengurus Besar untuk tujuan pengarsipan.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan 2020/2021



3. Menginventarisasi Dokumen-dokumen IMAKAHI
Melakukan pendataan terhadap barang-barang milik PB IMAKAHI, mars, hymne, bendera, proposal, LPJ, dan dokumen–dokumen penting yang terkait dengan perjalanan IMAKAHI.
Pendataan dilakukan dengan tujuan arsip dari pengurus-pengurus sebelumnya terdata dan barang-barang milik PB IMAKAHI tersimpan dengan baik.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan 2020/2021



4. Mendata Pengurus IMAKAHI di Tiap-tiap Cabang
Pendataan dilakukan dengan tiap tiap Pengurus Cabang mengirimkan data lengkap pengurusnya dengan tujuan memiliki arsip data seluruh Pengurus Cabang IMAKAHI yang lebih rapi, tertata, dan dapat dipertanggungjawabkan amanahnya.

Waktu pelaksanaan : April 2020



5. Membuat Standardisasi Administrasi Baik Mengenai Surat, Proposal, LPJ, Press Release, Dokumentasi, Atribut, Inventarisasi, dll.
Membuat Standard Operasional Prosedur (SOP) pembuatan dan alur keluar masuk surat dan proposal, pembuatan LPJ dan Press Release, Dokumentasi, Atribut, Inventarisasi, dll. Hal ini dilakukan dengan tujuan tercipta keseragaman atribut administrasi dan atribut IMAKAHI dari PC maupun PB IMAKAHI.

Waktu pelaksanaan : April 2020



6. Melakukan pendataan kehadiran PB dan PC IMAKAHI
Mendata kehadiran Pengurus Besar dan Pengurus Cabang IMAKAHI dalam rapat rutin dan Program Kerja Nasional. Dilakukan untuk mengetahui keaktifan PB dan PC IMAKAHI dalam rapat maupun kontribusi kehadiran untuk Program Kerja Nasional yang ada. Data kehadiran akan digunakan untuk arsip IMAKAHI.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan 2020/2021



7. Melakukan Pembukuan LPJ
Mengumpulkan dan mengarsipkan setiap LPJ dan Press Relase  kegiatan baik dari Pengurus Cabang ataupun Pengurus Besar IMAKAHI selambat-lambatnya satu bulan setelah kegiatan agar memudahkan pembuatan LPJ di akhir kepengurusan.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan 2020/2021



8. Koordinasi Kesekretariatan Terpusat Dengan Seluruh PC
Mengoordinasi kegiatan kesekretariatan antar Pengurus Cabang dan Pengurus Besar agar terjalin komunikasi yang baik serta tercapai keseragaman atribut kesekretariatan.

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan 2020/2021



9. Pembuatan Buku Tahunan
Pembuatan Buku Tahunan yang berisikan informasi biodata Pengurus Besar IMAKAHI sebagai arsip untuk periode selanjutnya. 

Waktu pelaksanaan : Selama kepengurusan 2020/2021



10. Digitalisasi Administratif

Mempublish seluruh data administratif selama kepengurusan di google drive milik Pengurus Besar IMAKAHI agar lebih terdata, tertata, dan menjadi arsip untuk PB IMAKAHI periode selanjutnya.

Waktu pelaksanaan : Akhir kepengurusan 2020/2021