Karyn Septia Irfani | Annisa Musdalifa | Nadhila Arieska

 

Departemen Kesekretariatan bertanggung jawab untuk menangani semua data, inventaris dan surat-surat resmi PB IMAKAHI.

PROGRAM KERJA

1. Tugas Umum Kesekretariatan dan Administrasi
Tugas-tugas umum Kesekretariatan dan Administrasi terdiri dari:

  1. Membuat notulensi
  2. Melakukan pengarsipan
  3.  Pendataan daftar hadir tiap PC saat rapat (tiap bulan)

Waktu pelaksanaan: Selama kepengurusan


2. Melakukan Pendataan Terhadap Pengarsipan Surat Baik yang Masuk Maupun yang Keluar
Membuat pendataan surat masuk/keluar, mencatat nomer surat masuk/keluar.

Waktu pelaksanaan: Selama kepengurusan


3. Menginventarisasi Dokumen-dokumen IMAKAHI
Melakukan pendataan terhadap barang-barang milik PB IMAKAHI, mars, hymne, bendera, proposal, lpj, dan dokumen–dokumen penting yang terkait dengan perjalanan IMAKAHI.

Waktu pelaksanaan: Selama kepengurusan


4. Mendata Pengurus dan Anggota IMAKAHI di Tiap-tiap Cabang
Setiap cabang diharapkan mengirim data lengkap tentang BPH pengurus dan anggotanya.

Waktu pelaksanaan: Awal kepengurusan


5. Membuat Standardisasi Administrasi Baik Mengenai Surat, Proposal, LPJ, Dokumentasi, Atribut, Inventarisasi, dll.
Menentukan SOP pembuatan dan alur masuk serta keluarnya proposal maupun surat

Waktu pelaksanaan: Awal kepengurusan


6. Membuat dan Menggandakan Matriks Program Kerja
Mencatat dan mendata jadwal program kerja seluruh cabang IMAKAHI.

Waktu pelaksanaan: Selama kepengurusan


7. Melakukan Pembukuan LPJ
Mengumpulkan dan mengarsipkan setiap LPJ kegiatan selambat-lambatnya satu bulan setelah kegiatan

Waktu pelaksanaan: Selama kepengurusan


8. Koordinasi Keskretariatan Terpusat Dengan Seluruh PC
Mengoordinasi kegiatan kesekretariatan antara PC dan PB

Waktu pelaksanaan: Selama kepengurusan


9. Pembuatan Buku Tahunan
Pembuatan Buku Tahunan yang berisikan informasi biodata Pengurus Besar IMAKAHI dan beberapa kegiatan IMAKAHI

Waktu pelaksanaan: Selama kepengurusan